Vantek
Un revendeur de pièces industrielles qui reçoit ses demandes par e-mail et sur WhatsApp, en texte, en vocal ou en photo. Un agent IA les lit, retrouve la pièce, prépare le devis. Le gérant valide, l'application garde tout.
Le contexte.
Vantek revend des pièces industrielles à des ateliers et des exploitants. Les demandes arrivent toute la journée, par e-mail et sur WhatsApp, rarement sous la même forme : une référence, une photo de plaque, un vocal, « les mêmes que le mois dernier ». Chaque demande était lue, cherchée chez les fournisseurs et chiffrée à la main, l'une après l'autre, par la même personne.
La problématique.
Chaque demande traitée à la main
Lire le message, identifier la pièce, chercher chez les fournisseurs, chiffrer, répondre. Une demande à la fois, sans répit, et la journée du gérant y passait.
Des demandes qui n'ont pas de forme
Une référence tapée de travers, une photo de plaque, un vocal : il fallait un humain pour comprendre ce qui était demandé avant même de chercher.
Aucune trace exploitable
Les demandes, les recherches et les devis vivaient dans des boîtes mail et des conversations. Impossible de savoir ce qui attendait, ce qui avait été chiffré, ce qui s'était perdu.
La solution.
Que chaque demande de pièce soit comprise, cherchée et chiffrée sans que le gérant ait à la lire, tout en gardant la main sur ce qui part au client.
Un agent IA, sur les demandes
Il lit ce qui arrive par e-mail et sur WhatsApp, quelle que soit la forme : texte, vocal transcrit, photo lue. Il identifie la pièce, la marque et la quantité, retrouve les références et les équivalences, interroge les sources fournisseurs et prépare le devis. Quand la demande n'est pas claire, il pose une question, une seule.
Une application métier, pour piloter
Les demandes du jour, ce qui attend une validation, les devis envoyés et leur devenir. Le gérant y valide un devis, choisit un fournisseur quand il y a le choix, et voit la boîte de réception vidée sans l'avoir ouverte.
Dans WhatsApp, concrètement.
Les clients de Vantek écrivent déjà sur WhatsApp, souvent avec une photo de la pièce ou un vocal entre deux interventions. Le numéro de Vantek répond maintenant tout de suite, et l'e-mail suit la même mécanique.
Un numéro qui comprend tout ce qu'on lui envoie- Texte, vocal, photo de plaque, PDF : l'agent transcrit, lit et reconnaît la pièce. Le client n'a pas à retaper une référence.
- Le devis arrive dans la conversation
- Le récapitulatif chiffré et le devis en PDF partent là où la demande est arrivée. Le client confirme d'un mot ou d'un vocal.
- Le gérant garde la main
- Au-dessus d'un seuil, ou quand il y a un choix de fournisseur à faire, le devis attend sa validation dans l'application avant de partir.
- Le suivi sans relance
- Départ du colis, numéro de suivi, retard : le client est prévenu dans le même fil, sans avoir à appeler.
Le gain.
80 %
des demandes traitées automatiquement
En continu
les demandes sont traitées à mesure qu'elles arrivent, à toute heure
Ce que l'équipe ne fait plus
- La lecture
- Les e-mails et les messages ne sont plus lus un par un pour comprendre ce qu'on demande.
- La recherche de pièce
- Références, équivalences et fournisseurs sont cherchés par l'agent, pas à la main dans plusieurs catalogues.
- Le chiffrage
- Le devis est préparé avec les prix et les conditions du client. Il reste à le valider.
- Les réponses
- Accusé de réception, devis, confirmation de commande : l'agent répond, dans le canal où la demande est arrivée.
Et tout ce qui s'ajoute au fil du réseau : chaque nouveau centre signé n'ajoute plus de charge à l'équipe.
Les outils du projet
Le prochain cas, c'est le vôtre.
On audite votre activité, on repère les leviers à fort impact, et vous repartez avec une roadmap claire et datée.