Mon Contrôle Technique
Un réseau de contrôle technique qui signe des centres en continu, et doit les amener de la signature à l'ouverture. Deux agents IA s'en chargent, l'équipe pilote depuis un seul tableau de bord.
Le contexte.
Mon Contrôle Technique opère un réseau franchisé de centres de contrôle technique, un secteur réglementé (agréments DREAL, accréditation poids lourds). Le réseau signe des centres en continu et doit les amener de la signature du contrat à l'ouverture effective, en passant par tout un parcours de collecte de pièces, de validation des plans et de dépôt d'agrément.
La problématique.
130+ centres à onboarder en parallèle
Le réseau signe des centres en continu, sans aucune vue temps réel consolidée sur l'avancement de chacun.
Un groupe WhatsApp par centre, tenu à la main
130+ groupes, un par centre, créés, alimentés, relancés et suivis un par un par l'équipe.
Documents et suivi éparpillés
Les pièces circulent entre WhatsApp, Drive et Excel, avec des relances manuelles chronophages.
La solution.
Amener un centre de la signature du contrat à l'ouverture effective sans que personne, chez le franchiseur, n'ait à courir après les pièces ni à répondre deux fois à la même question.
Un agent IA, dans WhatsApp
Il vit dans le groupe de chaque centre, là où le franchisé écrit déjà. Il répond aux questions courantes, réclame les pièces attendues, accuse réception, relance quand rien n'arrive, et reconnaît chaque document pour le rattacher à la bonne étape. Quand la question engage, il passe la main à la bonne personne plutôt que d'y répondre. Côté franchiseur, il sert aussi d'assistant privé : on lui demande où en est un dossier, ou on lui dicte une mise à jour, sans ouvrir l'application ni que le client le voie.
Une application métier, pour piloter
C'est là que l'humain voit ce qui l'attend, dans l'ordre où il doit le traiter : les pièces à valider, les réponses à relire avant qu'elles partent, les questions qu'on lui a passées. Chaque centre y avance dans un pipeline visible, phase par phase, jusqu'à l'agrément, et la direction voit l'état du réseau entier sur un écran.
Dans WhatsApp, concrètement.
Chaque centre a son groupe WhatsApp, créé à la signature. Dedans : le franchisé, l'équipe du réseau, et l'agent. C'est le seul endroit où le franchisé écrit, et il n'a rien eu à installer ni à retenir : son numéro de téléphone est son identité.
- Un numéro dédié au réseau
- Le réseau a son propre numéro WhatsApp Business, vérifié par Meta. Les groupes passent par un second numéro, comme le prévoit Meta : jamais mélangés, jamais bloqués.
- Un groupe par centre, ouvert à la signature
- Dès que le contrat est signé, le groupe existe, avec le message de bienvenue et la première pièce demandée. Le franchisé n'a pas à chercher qui contacter.
- Tout ce qui entre est lu
- Une photo de Kbis, un PDF de bail, un vocal qui dit « je vous envoie l'assurance lundi » : l'agent lit, reconnaît la pièce, la rattache à la bonne étape et comprend le délai annoncé.
- Ce qui sort est relu quand il le faut
- Les accusés de réception et les relances partent seuls. Les réponses qui engagent le réseau attendent la relecture d'un humain dans l'application avant de partir.
- Le siège reçoit sans demander
- Dossier complet, pièce refusée, centre silencieux depuis dix jours : la personne concernée au réseau est prévenue sur WhatsApp, et retrouve tout dans l'application.
- Un assistant privé pour l'équipe
- En conversation directe, hors des groupes, l'équipe demande à l'agent où en est un centre ou lui dicte une mise à jour, sans ouvrir l'application ni que le franchisé le voie.
Le gain.
2 postes
temps plein économisés sur un an
130+
centres suivis en parallèle, sans recruter
1 pipeline
à la place d'un groupe WhatsApp par centre, tenu à la main
Ce que l'équipe ne fait plus
- La saisie
- Les pièces ne sont plus téléchargées, renommées et recopiées à la main entre WhatsApp, Drive et Excel.
- Le classement
- Chaque document part au bon endroit, au bon centre, sans que personne n'ait à le ranger.
- Les relances
- Personne ne tient plus la liste de qui doit quoi. Elles partent seules et s'arrêtent quand le dossier est complet.
- Les réponses répétées
- Les questions courantes trouvent leur réponse dans le groupe, sans qu'un humain la retape pour le trentième centre.
- Le reporting
- La vue direction remplace les fichiers de suivi reconstruits à la main avant chaque point réseau.
Et tout ce qui s'ajoute au fil du réseau : chaque nouveau centre signé n'ajoute plus de charge à l'équipe.
Les outils du projet
Le prochain cas, c'est le vôtre.
On audite votre activité, on repère les leviers à fort impact, et vous repartez avec une roadmap claire et datée.