KyRent
Une conciergerie qui gère des logements en location courte durée, avec des arrivées, des départs et des ménages tous les jours. Un agent IA qui répond aux voyageurs et détecte les incidents sur WhatsApp, un back-office construit pour elle, et l'équipe alertée dans Slack.
Le contexte.
KyRent gère des logements pour des propriétaires, sur les grandes plateformes de location. Chaque réservation déclenche une suite d'opérations : envoyer les instructions d'arrivée, répondre aux voyageurs, planifier le ménage, vérifier l'état du logement, préparer le suivant. Tout était coordonné à la main, sept jours sur sept, par les mêmes personnes.
La problématique.
Une coordination permanente
Réservations, voyageurs, femmes de ménage et propriétaires à tenir informés, chaque jour, y compris le week-end.
Des voyageurs qui écrivent à toute heure
Un code qui ne marche pas à 23 h, une question sur le wifi, un départ anticipé : chaque message attendait qu'un humain soit disponible.
Des informations dispersées
Plateformes, messagerie, tableurs et notes : l'état d'un logement se reconstituait à la main avant chaque arrivée.
La solution.
Que l'exploitation tourne sans qu'une personne y passe ses journées, et que chaque voyageur ait sa réponse au moment où il en a besoin.
Un agent IA sur WhatsApp, auprès des voyageurs
Il répond aux voyageurs à toute heure à partir de la fiche du logement : arrivée, code, wifi, départ. Il repère aussi les incidents dans les messages des voyageurs, du ménage et des propriétaires (une fuite, une serrure bloquée, une photo de dégât), en qualifie le type, le logement et l'urgence, et ouvre l'incident sans saisie.
Un back-office métier, et l'équipe alertée dans Slack
Logements, propriétaires, prestataires, incidents et registre des mandats dans un seul outil. Chaque incident y suit son statut jusqu'à la résolution, et l'équipe reçoit dans Slack ce qui doit être traité tout de suite : un incident urgent, un nouveau logement, un paiement en échec.
Dans WhatsApp, concrètement.
Les voyageurs écrivent sur WhatsApp, surtout quand ils sont devant la porte. Le numéro de la conciergerie répond tout de suite, avec les informations du logement où ils se trouvent.
- Les instructions au bon moment
- La veille de l'arrivée, puis à l'heure du check-in : adresse, code, boîte à clés, règles du logement.
- L'imprévu réglé dans la minute
- Code changé, wifi, chauffage, départ anticipé : l'agent connaît la fiche du logement et répond sans réveiller personne.
- L'incident détecté dans la conversation
- Une panne, un dégât, une réclamation : l'agent ouvre l'incident avec le logement, l'urgence et les photos, et l'équipe est prévenue dans Slack.
- Les intervenants dans la boucle
- Le ménage reçoit son créneau et confirme dans le même canal, et l'outil se met à jour.
Le gain.
1 poste
à temps plein économisé sur l'exploitation
20 min
pour traiter un logement, contre 1 h 30 avant
24/7
les voyageurs ont leur réponse à toute heure
Ce que l'équipe ne fait plus
- Les instructions d'arrivée
- Envoyées au bon moment, pour chaque réservation, sans y penser.
- Les questions des voyageurs
- Répondues dans la minute, à toute heure, à partir de la fiche du logement.
- La remontée des incidents
- Un message ou une photo devient un incident qualifié, sans capture d'écran ni note à recopier.
- La reconstitution
- L'état d'un logement se lit dans l'outil, plus dans quatre endroits.
Les outils du projet
Le prochain cas, c'est le vôtre.
On audite votre activité, on repère les leviers à fort impact, et vous repartez avec une roadmap claire et datée.