Enseigne d'optique
Le même réseau d'une trentaine de magasins, et ses animateurs qui tournent de magasin en magasin. Chaque visite se dicte en vocal sur WhatsApp, devient des tâches par magasin, et chaque tâche est suivie jusqu'à sa clôture.
Le contexte.
Les animateurs de l'enseigne visitent les magasins, constatent, décident, et transmettent des consignes. Avant, le compte rendu s'écrivait le soir, quand il s'écrivait, et les consignes partaient par e-mail. La moitié restait sans suite : personne ne savait qui devait faire quoi, ni pour quand.
La problématique.
Des comptes rendus jamais écrits
Après une journée de magasins, rédiger prend une heure. La plupart du temps, ça ne se faisait pas.
Des consignes qui se perdaient
Envoyées par e-mail ou dites à l'oral, sans responsable ni date : une consigne sur deux n'était pas exécutée.
Aucune mémoire du parc
Ce qui avait été constaté à la visite précédente ne suivait pas. Le même problème était redécouvert trois semaines plus tard.
La solution.
Que chaque constat fait en magasin devienne une tâche qui a un responsable, une date et une preuve de clôture, sans que l'animateur ait à écrire.
Un agent IA, sur le terrain
L'animateur dicte sa visite en vocal dans le groupe du magasin, joint des photos. L'agent structure le compte rendu, en tire les tâches, les affecte au bon responsable avec une date, et les envoie dans la minute. Il pose au plus deux questions, seulement si la réponse change la priorité ou le responsable. Il connaît l'historique du magasin et ne crée pas deux fois la même tâche.
Une application de pilotage
Les tâches par magasin, par responsable et par échéance, avec la preuve de clôture. Ce qui traîne remonte au manager après le délai fixé. La direction voit les magasins où ça bloque.
Dans WhatsApp, concrètement.
Chaque magasin a son groupe WhatsApp, avec le manager, l'animateur et l'agent. C'est là que la visite se dicte, que les tâches arrivent et qu'elles se clôturent. Rien à saisir, rien à ouvrir.
Un groupe par magasin- Le manager, l'animateur qui passe, le siège quand il le faut, et l'agent. L'historique du magasin est dans le fil.
- La visite en vocal
- L'animateur parle deux minutes, joint ses photos. L'agent transcrit, structure et sort les tâches.
- La tâche arrive dans la minute
- Le responsable la reçoit tout de suite, avec sa date. L'escalade au manager n'est que le filet de sécurité.
- On clôture en un message
- « Affichage posé » et une photo : la tâche est fermée, la preuve rangée dans la fiche du magasin.
Le gain.
50 → 80-90 %
de consignes exécutées
2 min
pour un compte rendu de visite, en vocal
Ce que l'équipe ne fait plus
- La rédaction du compte rendu
- Deux minutes de vocal à la sortie du magasin, plus une heure le soir.
- La transmission des consignes
- Chaque décision arrive au responsable dans la minute, avec sa date.
- Les relances
- Une tâche qui traîne est relancée, puis remontée au manager. Personne ne tient la liste.
- La vérification
- Le magasin clôture en un message, avec une photo. La preuve est dans l'application.
Les outils du projet
Le prochain cas, c'est le vôtre.
On audite votre activité, on repère les leviers à fort impact, et vous repartez avec une roadmap claire et datée.